Положение об отделе делопроизводства

I. Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с федеральными конституционными законами от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» и от 7 февраля 2011 г. № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36, Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 мая 2023 года № 91 «Об утверждении Положения об аппарате федерального суда общей юрисдикции».

1.2 Настоящее Положение утверждено в целях повышения эффективности работы по организационному обеспечению деятельности и определяет общие принципы организации и направления деятельности отдела делопроизводства (далее - отдел делопроизводства).

1.3 Отдел делопроизводства является структурным подразделением  суда Республики Бурятия, предназначен для обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в районном суде в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36.

1.4 Структура и штат отдела делопроизводства утверждается председателем суда.

1.5 Организация делопроизводства районного суда является централизованной и осуществляется специалистами отдела делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

1.6 Права, обязанности, ответственность специалистов отдела и условия прохождения ими государственной гражданской службы устанавливаются Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами и нормативными правовыми актами о гражданской службе, должностными регламентами, утвержденными председателем суда, а также настоящим Положением.

1.7 Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в суде возлагается на начальника отдела делопроизводства, который подчиняется непосредственно председателю и заместителю председателя суда.

1.8 Специалисты отдела делопроизводства при осуществлении своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, настоящим Положением, правилами внутреннего распорядка, иными локальными актами, приказами и распоряжениями председателя суда.

1.9 Деятельность отдела делопроизводства строится в соответствии с Планом работы суда, а также отчетности о результатах выполнения плана.

1.10 Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

1.11 Выдача документов, их копий гражданам, работникам сторонних организаций допускается с разрешения председателя, заместителя председателя суда в установленном порядке.

1.12 Руководство методической работой по совершенствованию процесса делопроизводства в суде осуществляет отдел делопроизводства.

II. Задачи отдела

2.1 Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства районного суда;

2.2 Организационное обеспечение делопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам (далее - судебные дела), в том числе принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде, обеспечение обращения к исполнению судебных решений и так далее;

2.3 Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов);

2.4 Организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации, контролю изменений законодательства Российской Федерации;

2.5 Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности федерального суда общей юрисдикции передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее - ГАС «Правосудие»);

2.6 Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, подготовка аналитических справок и материалов по запросам вышестоящих судов, Судебного департамента, его органов и учреждений на основе данных информационных систем , которые не могут быть получены из иных источников или централизованных информационных ресурсов судебной системы относящихся отделу делопроизводства;

2.7 Осуществление приема граждан и документов;

2.8 Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности районного суда.

III. Функции отдела

3.1 Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов;

3.2 Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

3.3 Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС «Правосудие»), электронных системах регистрации и базах данных документов;

3.4 Учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

3.5 Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

3.6. Оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

3.7 Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

3.8 Учет и регистрация печатей и штампов суда;

3.9. Организация приема граждан;

3.10 Формирование и составление номенклатуры дел;

3.11 Хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела делопроизводства;

3.12 Выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

3.13 Организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и так далее;

3.14 Подготовка, обработка информации и ее размещение на официальном сайте в сети «Интернет» по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам;

3.15 Методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений председателя суда;

3.16 Осуществление взаимодействия с иными структурными подразделениями суда, государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства;

3.17 Ведение учета и предоставление необходимой отчетности по движению имущества, материальным ценностям суда;

3.18 Обеспечение обращения к исполнению судебных решений, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, судебных приказов, копий судебных документов, их передача или направление по назначению;

3.19 Подготовка, оформление и передача в архив законченных производством гражданских, административных дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

3.20 Ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем соответствующего суда;

3.21 Обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

3.22 Прием, учет, организация хранения вещественных доказательств по уголовным делам, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

3.23 Обеспечение сохранности всех поступивших в отдел документов, вещественных доказательств, уголовных дел и иных материалов;

3.24 Организация и контроль обращения к исполнению приговоров, определений и иных постановлений суда, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок и так далее;

3.25 Оформление и передача в архив законченных производством уголовных дел и иных материалов, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

3.26 Ведение работы по подбору и приобретению печатных изданий нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы, организация подписки на периодические издания, необходимые в работе суда;

3.27 Информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и формировании судебной практики федеральных судов общей юрисдикции, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

3.28 Выполнение иных функций, возложенных на отдел делопроизводства;

3.29 Взаимодействие с Управлением Судебного департамента и их отделами по вопросам своего ведения.

IV. Руководство отдела

4.1 Отдел возглавляет начальник, который направляет и координирует работу отдела, а также обеспечивает своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

4.2 На период временного отсутствия начальника отдела его замещает заместитель начальника отдела.

4.3 Начальник, заместитель начальника отдела назначаются на должность и освобождаются от замещения государственной гражданской должности приказом председателя суда.

4.4 Начальник отдела в соответствии со своими полномочиями:

4.4.1 Дает конкретное указание подчиненным специалистам отдела по всем
вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела и осуществляет контроль за
их исполнением. Осуществляет профессиональную организацию работы в отделе, обеспечивает результативность его работы.

4.4.2 Руководит работой специалистов отдела в соответствии с их должностным регламентом, обеспечивает их профессиональную подготовку, обеспечивает взаимозаменяемость специалистов отдела.

4.4.3 Обеспечивает функциональное распределение нагрузки на подчиненных, способствует созданию нормального психологического климата в отделе и в коллективе суда.

4.4.4 Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись председателю, заместителю председателя суда, судьям.

4.4.5 Вносит на рассмотрение председателя суда предложения об улучшении условий труда специалистов отдела.

4.4.6 Систематически проверяет состояние делопроизводства в суде, своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

4.4.7 Ведет контроль за состоянием исполнительской и трудовой дисциплин работниками отдела.

4.4.8 Проводит работу в отделе по вопросам противодействия коррупции.

4.4.10 Осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций,
возложенных на отдел.

4.4.11 Начальник отдела несёт персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, перед председателем, заместителем председателя суда.